نوشتن نامه‌های اداری و رسمی یکی از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی است که متخصصین حوزه مالی و حسابداری باید آن را در خود تقویت نمایند. نامه‌های اداری به چندین دسته مختلف تقسیم می‌شوند، مانند درخواست‌ها، پیشنهادات، گزارش‌ها، دستورات و حتی مکاتبات حقوقی با نهاد‌ها و سازمان‌های دیگر و نوشتن صحیح و حرفه‌ای این نامه‌ها تاثیر بسزایی در حفظ ارتباطات موثر با مشتریان، سازمان‌ها و نهادهای مالی دارد.
در این مقاله قصد داریم تا با ۱۰ نمونه کاربردی از نامه های حوزه مالی و حسابداری و همچنین برخی از فرم‌های مرتبط با آن آشنا شویم؛ با آشنایی با این نامه‌ها و فرم‌ها و مشاهده متن و ساختار آن‌ها، می‌توانید برای نامه‌ها و فرم‌های خود الگوبرداری نمایید و در شرایط مشابه، با استفاده از آن‌ها در ارتباطات خود در حوزه مالی و حسابداری حرفه‌ای و موفق‌تر عمل کنید.
۱۰ تا از نمونه نامه های حوزه مالی و حسابداری
نامه‌های اداری در حوزه مالی و حسابداری از تنوع بسیار بالایی – مانند درخواست‌ها، فرم‌ها، گزارشات، دستورات و… – برخوردار هستند و همچنین به دلیل دخیل بودن مسائل قانونی در برخی از این نامه‌ها، توجه به محتوای نامه و قوانین و مفادی که در آن استفاده شده است، اهمیت بسیار بالایی دارد. در ادامه از بین انواع مختلف نامه های حوزه مالی و حسابداری، ۱۰ نمونه نامه را برای شما تهیه کرده‌ایم، تا الگوی مناسبی برای استفاده شما عزیزان قرار بگیرد. در ابتدا متن نمونه ۵ تا از نامه های پرکاربرد و مهم در حوزه مالی و حسابداری را باهم بررسی می‌کنیم و سپس به سراغ ۵ فرم مرتبط با این حوزه می‌رویم:
۱- نمونه متن درخواست مفاصا حساب مالیاتی
موضوع نامه: درخواست مفاصا حساب مالیاتی شرکت ……….
ریاست محترم اداره دارایی …………..
با سلام؛
با احترام به استحضار می‌رساند که با توجه به عدم بدهی مالیاتی شرکت [نام شرکت] (سهامی خاص/ مسئولیت محدود/ موسسه غیر تجاری و …) به شماره ثبت [شماره ثبت] و کد اقتصادی [کد اقتصادی]، خواهشمند است دستور فرمایید تا اقدامات لازم برای صدور مفاصا حساب مالیاتی ماده ۱۸۶ / مفاصا حساب مالیاتی ماده ۲۳۵ سال‌های عملکرد [سال شروع] تا [سال پایان] انجام شود.
امید است با لطف و توجه جنابعالی این درخواست محقق گردد. از قبل از حسن توجه شما سپاسگزارم.
با تقدیم احترام،
[نام و امضا]با کمال تشکر و امتنان
………………. – مدیر عامل
۲- نمونه متن نامه ارائه صورت های مالی حسابرسی شده به ممیزین مالیاتی (نمونه نامه ارائه صورت های مالی به دارایی)
ریاست محترم سازمان امور مالیاتی واحد ……………
با سلام؛
احتراماً به استحضار می‌رساند که در راستای انجام تکالیف قانونی شرکت [نام شرکت] (سهامی خاص/ محدود/ غیرتجاری و…) به شماره ثبت [شماره ثبت] و کد اقتصادی [کد اقتصادی]، مطابق با مفاد ماده ۲۷۲ قانون مالیات مستقیم و بخشنامه شماره ۳۵۳۳۸/۲۳۰، یک نسخه گزارش حسابرسی و صورت‌های مالی حسابرسی‌شده و یک نسخه قرارداد حسابرسی به شماره قرارداد [شماره قرارداد] به پیوست این نامه ارسال می‌گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید تا اقدامات لازم در این خصوص انجام شود.
پیشاپیش از بذل توجه جنابعالی کمال تشکر و قدردانی را داریم.
با کمال تشکر و امتنان
مدیر عامل – [نام و امضا]
۳- نمونه متن درخواست بخشودگی جرایم مالیاتی
اداره کل امور مالیاتی …………..
موضوع: درخواست بخشودگی جرائم ماده ۱۶۹
با سلام؛
احتراما، عطف به برگ تشخیص مالیات عملکرد سال ……… شماره ……………. مورخ ………. به استحضار می‌رساند که شرکت [نام شرکت] (سهامی خاص/ محدود/ غیرتجاری و…) به شماره ثبت ……… و کد اقتصادی …………، به دلیل عدم ارسال به موقع فهرست معاملات اشخاص مشمول اجرای مقررات آئین نامه اجرائی تبصره ۳ قانون مالیات های مستقیم اصلاحی مصوب سال ……….. بر اساس بخشنامه شماره ………. مورخ …….. رئیس کل محترم سازمان متبوع، دچار تأخیر در ارسال اطلاعات معاملات فصول بهار، تابستان و پاییز سال ……. شده است.
با توجه به موافقت وزیر محترم امور اقتصادی و دارایی مبنی بر تمدید مهلت ارسال اطلاعات معاملات تا نیمه اول اردیبهشت ماه و نیز فراهم نبودن امکان ارسال به موقع این اطلاعات در قالب فرمت های جدید به دلیل تعداد زیاد مراجعین به سایت سازمان و بسترهای ارتباطی، خواهشمند است دستور فرمایید تا جرایم متعلقه مورد بخشودگی صد در صدی قرار گیرد.
پیشاپیش از توجه و همکاری جنابعالی سپاسگزاریم.
با تقدیم احترام،
[نام و امضا]
۴- نمونه متن نامه درخواست رسیدگی مجدد مالیات عملکرد
اداره محترم امور مالیاتی ………
موضوع: درخواست رسیدگی مجدد مالیات عملکرد سال …….
باسلام؛
با احترام، با عنایت به گزارش اجرای بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات‌های مستقیم به شماره ……………………………….. مورخ …../…./……. و بررسی مبانی تشخیص، موارد زیر در رسیدگی لحاظ نشده است که خواهشمند است دستور فرمایید در صورت امکان، مجدداً مورد رسیدگی قرار گیرد:
ذکر دلایل ……….
مستندات مربوط به موارد فوق به طور کامل به پیوست ضمیمه نامه می‌باشد.
با توجه به انطباق موارد مذکور با قوانین مالیاتی، خواهشمند است نسبت به بررسی مجدد عملکرد شرکت در سال مالی منتهی به …./…../…… و خارج نمودن شرکت از شمول بند ۳ ماده ۹۷ ق.م.م اقدام فرمایید.
با تقدیم احترام،
[نام و امضا]
۵- نمونه متن درخواست تمدید زمان رسیدگی مالیات عملکرد
ریاست محترم اداره امور مالياتي ……..
موضوع: درخواست تمدید زمان رسیدگی مالیات عملکرد سال مالی …….
باسلام؛
احتراماً به استحضار می‌رساند بر اساس ابلاغیه سازمان مربوطه، این شرکت موظف به ارائه اسناد و مدارک مالیات عملکرد سال مالی …………. می‌باشد. با توجه به زمان‌بر بودن جمع‌آوری مستندات و کمبود نیروی کاری در واحد مالی، شرکت متقاضی تمدید مهلت به میزان ………….. روز کاری برای ارائه اسناد و مدارک مربوط به سال مالی …………… (دعوتنامه شماره ………………………………) می‌باشد. خواهشمند است در صورت امکان تقاضای این شرکت مورد بررسی و موافقت قرار گیرد.
با کمال تشکر و امتنان
نام و امضا – مدیر عامل
فرم‌های اداری نیز یکی از انواع نامه‌های اداری و رسمی در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شوند؛ در ادامه معرفی ۱۰ نمونه از نامه های حوزه مالی و حسابداری، به معرفی نامه‌هایی از جنس فرم می‌پردازیم:
۶- نمونه فرم درخواست پرداخت
نمونه فرم درخواست پرداخت
۷- نمونه فرم درخواست مساعده
نمونه فرم درخواست مساعده
۸- نمونه فرم درخواست اصلاح کارکرد
نمونه فرم درخواست اصلاح کارکرد
۹- نمونه فرم درخواست ماموریت
نمونه فرم درخواست ماموریت
۱۰- نمونه فرم درخواست وام
نمونه فرم درخواست وام
استفاده از قالب های آماده نامه و فرم های آماده در حوزه مکاتبات مالی و حسابداری
دقت و سرعت از اصول مهم فرایندها و فعالیت‌های مالی و حسابداری محسوب می‌شود و به دلیل اهمیت بالای مکاتبات و درخواست‌ها در این حوزه، جلوگیری از بروز خطای انسانی در نگارش متن نامه، از اهمیت بالایی برخوردار است. ابزارها و سیستم‌های نرم‌افزاری مانند اتوماسیون اداری با هدف تسهیل فرایندها و فعالیت‌های اداری و همچنین افزایش دقت و صحت آن‌ها توسعه یافته‌اند؛ به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری، شما می‌توانید تعداد نامحدودی از قالب‌های نامه را با سربرگ‌های اختصاصی طراحی و ایجاد کنید و در بستر اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار دهید. استفاده از قالب‌های آماده نامه، موجب افزایش سرعت در مکاتبات و همچنین جلوگیری از بروز خطای انسانی در نگارش متن نامه می‌گردد.
از طرفی، سیستم‌های اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده‌اند، که یکی از آن‌ها زیرسیستم فرم ساز است؛ این زیرسیستم به شما کمک می‌کند تا انواع مختلفی از فرم‌های مالی و اداری را طراحی کنید و همچنین داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز را از دیگر سامانه‌های سازمانی – مانند سیستم‌های مالی و حسابداری – فراخوانی کنید و در فرم‌های خود از آن‌ها بهره ببرید.
برخی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار فرم ساز و فرم‌های آنلاین و الکترونیکی که می‌توان با آن تهیه کرد عبارت‌اند از:
- طراحی فرم‌های آنلاین و الکترونیکی با Drag&Drop و کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی
- امکان گردش فرم‌ها در سازمان در قالب نامه و سند و اخذ امضاها و تاییدات لازم
- فراخوانی داده‌ها و اطلاعات از سایر سیستم‌های سازمان (مانند سیستم‌های مالی، منابع انسانی و…)
- تعیین دسترسی کاربران به فرم‌ها
- امکان گزارش گیری از فرم‌ها
- تجمیع داده‌ها و اطلاعات برای آنالیز داده‌ها
- و…
از دیگر مزایای اتوماسیون اداری در مکاتبات و نامه‌نگاری در حوزه مالی و حسابداری، می‌توانیم به امکان طراحی فرایندها و خودکارسازی آن‌ها اشاره کنیم؛ به عنوان مثال به کمک زیرسیستم BPMS در اتوماسیون اداری می‌توانید فرایندی مشخص برای تایید و امضای قراردادها طراحی کنید، تا قراردادها به صورت خودکار در سازمان به گردش در بیایند و امضاها و تاییدات لازم را دریافت نمایند.
در کنار قابلیت‌هایی که تا اینجا نام بردیم، سیستم‌های اتوماسیون اداری از ابزارهای مدیریت مکاتبات در سطوح مختلف سازمان نیز برخوردار هستند؛ مانند کارتابل مکاتبات و گردش الکترونیکی، مدیریت فکس و ایمیل، دبیرخانه تخصصی و… . این ابزارها و زیرسیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا با کمترین دغدغه مکاتبات، درخواست‌ها و نامه‌نگاری‌ها را در سازمان خود مدیریت کنید. به عنوان مثال برخی از کاربردهای این سیستم در مدیریت مکاتبات مالی و حسابداری عبارت‌اند از:
- شماره‌گذاری، ثبت و توزیع خودکار مکاتبات و نامه‌ها (صادره، داخلی و وارده) به کمک زیرسیستم دبیرخانه
- استفاده از قالب‌های آماده نامه های حوزه مالی و حسابداری و فرم‌های مرتبط با آن، در بستر کارتابل الکترونیکی مکاتبات
- دریافت و ارسال فکس و ایمیل در بستر یکپارچه اتوماسیون اداری
- تبدیل نامه‌ها و فرم‌ها به اسناد، گردش آن‌ها در سازمان و بایگانی و آرشیو الکترونیکی مستندات و مکاتبات
- پیگیری آنی و لحظه‌ای وضعیت مکاتبات و فرم‌ها و مشاهده فعالیت‌های صورت گرفته بر روی آن‌ها
- و…
الکترونیکی کردن فعالیت‌ها و فرایندهای مالی به کمک نرم افزارهای اتوماسیون اداری، موجب افزایش سرعت و دقت کارکنان و همچنین افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد آن‌ها می‌گردد؛ همچنین می‌توانید مدیریت بهتری بر روی ارتباطات و تعاملات درون سازمانی یا برون سازمانی خود داشته باشید.
